KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

I.         KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pada umumnya, apabila orang membicarakan system informasi manajemen yang tergambar adalah suatu system yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data disinidapat berarti penunjang pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau untuk pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut.

Inti pengertian system informasi manajemen konvensional tentu saja terkandung dalam pekerjaan-pekerjaan sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi di antara manajer-manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan, dan lain sebagainya.

Secara harfiah, sekali lagi diunkapkan, system informasi manajemen adalah sebuah bentuk system informasi yang ditunjukkan untuk melayani para manajer. SIM hanya memenuhi permintaan sesuai dengan yang dicanangkan dari awal memang sering dibantaholeh beberapa manajer di Indonesia.

Banyak manajer yang kurang mengerti tentang system informasi dan komputerisasi SIM yang menuntut computer dapat memberikan data apa saja yang dibutuhkan. Kasus semacam ini sering terjadi pada perusahaan-perusahaan yang membangun system informasinya dari bentuk yang kecil, lalu ditambah di sana sini, yang akhirnya menjadi sebuah system yang kompleks.

II.       PENGERTIAN DAN KARAKTERISTIK SIM

Gagasan suatu system informasi atau keputusan berdasarkan computertidak berarti automatisasi total. Konsep system manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dikerjakan oleh manusia dan yang lain dilakukan dilakukan oleh mesin.

Istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah system manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi organisasi, manajemen, dan proses pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi. System ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) computer, prosedur pedoman, model manajemen, dan keputusan serta sebuah bank/basis data yang disebut database.

Berikut dijelaskan karakteristik SIM guna mendapatkan sinyal yang lebih dini tentang keberadaan dan kondisi SIM di organisasi.

·     SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat control saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior.

·     SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat member informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih baik.

·     SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

·     SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision Support Systems.

·     SIM biasanya berorentasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting.

·     SIM juga berorentasi pada data-data di dalam organisasi disbanding data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relative stabil.

·     SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan sudah disiapkan lebih dulu.

·     Sebagaimana problematika yang telah disebutkan di atas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah literature menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun.

III.      SINTESIS STRUKTUR SIM

Struktur SIM diuraikan dengan dua cara, yaitu atas dasar kegiatan manajemen dan fungsi organisatoris. Kedua rancangan ditambah konsep structural kini akan disintesiskan ke dalam suatu struktur SIM. Ada pula suatu struktur fisik yang mendefinisikan cara pelaksanaan SIM. Struktur konseptual suatu SIM merupakan suatu sintesis gagasan yang telah disajikan.

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat seksi pengolahan informasi:

·     Pengolahan transaksi

·     Dukungan operasi system informasi

·     Dukungan pengendalian manajerial system informasi

·     Dukungan perencanaan strategis system informasi

Setiap subsistem fungsional mempunyai file data unik yang hanya dipakai oleh subsistem itu. Ada pula file yang perlu dijangkau oleh lebih dari satu aplikasi dan perlu tersedia untuk pencarian kembali. File diorganisasikan ke dalam suatu pangkalan data yang memerlukan perangkat lunak khusus (system basis data).

System pengolahan transaksi memberi dasar bagi semua dukungan informasi. Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu system database, yakni beberapa aplikasi umum dan model dasar analisis umum serta serta model keputusan. Sedangkan struktur fisik adalah serupa kalau semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah.

Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu system tunggal untuk menyederhanakan penghubung system (interface) dan mengurangi duplikasi masukan (input). Suatu contoh yang baik adalah suatu system pesanan. Struktur fisik juga dipengaruhi oleh pemakaian modul umum untuk operasi pengolahan yang cukup besar. Misalnya, suatu rutin edit masukkan dapat dipakai untuk semua aplikasi. Kalau suatu aplikasi terdiri atas masukkan, edit masukkan, control kesalahan, pengolahan, dan keluaran, maka pemakaian modul umum untuk edit masukkan dan control kesalahan berarti tiada aplikasi yang lengkap tanpa pemakaian modul.

IV.     SIM BERBASIS KOMPUTER

System syaraf terdiri dari bagian-bagian tubuh manusia yang terhubung, meliputi otak, syaraf tulang belakang, sel neurit dan dendrite, serta ganglia. Maka suatu system informasi manajemen yang berbasis computer (computer-based management information system) terdiri atas manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi yang berkompeten. Ada pula dikatakan bahwa SIM berbasis computer adalah suatu SIM yang menempatkan perkakas pengolah data computer dalam kedudukan yang penting.

Ada beberapa alasan mengapa computer merupakan perkakas yang sangat penting di dalam SIM modern. Alas an yang pertama berkenaan dengan kemampuan computer mengolah data. Perangkat otomatis ini dalam beberapa hal ternyata lebih unggul sebagai penyerap atau pencatat data jika dibandingkan dengan daya ingat manusia, sekalipun pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manusia.

Sebagian pakar mengatakan bahwa persoalan pokok didalam SIM modern adalah bagaimana bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan computer untuk menghasilkan keputusan manajerial yang baik. Alasan yang kedua tentang pentingnya pemakaian computer dalam SIM adalah bahwa teknologi otomasi melalui komputerisasi sudah tersedia dimana-mana dan dapat diperoleh dengan mudah dan murah.

Kembali kepada pembahasan pokok, pengadaan data dan informasi di dalam organisasi merupakan suatu system. Secara garis besar SIM berbasis computer mengandung unsur-unsur berikut :

1.  Manusia. Setiap SIM yang berbasis computer harus memperhatikan unsur manusia supaya system yang diciptakan bermanfaat. Hendaknya diingat bahwa manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM dan manusialah  yang akan memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh SIM. Unsur manusia dalam hal ini adalah para staf computer professional dan para pemakai (computer users).

2.  Perangkat keras (hardware). Istilah perangkat keras merujuk pada perkakas mesin. Karena itu, perangkat keras terdiri dari computer itu sendiri yang terkadang disebut seebagai central processing unit (CPU) beserta semua perangkat pendukungnya. Perangkat pendukung yang dimaksud adalah perkakas keluaran (output devices), perkakas penyimpanan (memory), dan perkakas komunikasi.

3.  Peragkat lunak (software). Istilah perangkat lunak merujuk pada program-program computer beserta petunjuk-petunjuk (manual) pendukungnya. Yang disebut program computer adalah intruksi-intruksi yang dapat dibaca oleh mesin yang memerintahkan bagian-bagian perangkat keras SIM berbasis computer untuk berfungsi sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersedia.

4.  DATA. Seperti telah diuraikan sebelumnya, data adalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat. Data inilah yang akan diklasifikasikan, dimodifikasi atau diolah oleh program-program supaya dapat menjadi informasi yang tepat guna, tepat waktu, dan akurat.

5.  PROSEDUR. Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan operasi system computer. Misalnya, peraturan bahwa setiap permintaan belanja barang di suatu instansi harus tercatat didalam database computer atau peraturan bahwa setiap akses operator computer kepada pengolah induk harus dilaporkan waktu dan otoritasnya.

V.       SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN KOMPUTER

Suatu organisasi terdiri atas sejumlah unsur, yaitu orang-orang yang mempunyai bermacam-macam peran dalam organisasi, kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan, tempat kerja atau tempat fisik pekerjaan,dan wewenang serta hubungan komunikasi yang mengikat bersama organisasi. Kebanyakan organisasi memulai dengan sedikit tujuan, rencana, anggaran, bagan organisasi, pedoman prosedur, atau perlengkapanformal lainnya.

Organisasi-organisasi terus menjadi bertambah luas sehingga komunikasi yang berhadap-hadapan dan bahkan catatan-catatan tidak dapt lagi menghasilkan komunikasi yang memadai. Pengalaman dalam teknik-teknik pengambilan keputusan menuntut digunakannya computer dalam ukuran besar dan perlengkapan pengolahan data.

Computer dirumuskan di dalam system informasi manajemen (SIM) sebagai suatu perlengkapan elektronik  yang mengolah data, mampu menerima masukkan dan keluaran, memiliki kecepatan yang tinggi, ketelitian yang tinggi, dan mampu menyimpan intruksi-intruksi untuk memecahkan masalah. Computer dapat membaca ratusan record dalam waktu yang singkat, dapat menyimpan jutaan record untuk kemudian dapat diperoleh kembali dalam seketika.

Kebanyakan computer yang dipakai di dalam SIM adalah computer digital yang mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan dan menggunakan line printer untuk membuat laporan-laporan atau formulir-formulir yang bentuknya standar. Sedangkan computer analog digunakan untuk mengolah data yang sifatnya terus-menerus seperti suhu, tekanan udara, dan informasi mengenai permesinan serta produksi lainnya. Pada masa computer generasi pertama dan computer generasi kedua suatu system computer terdiri dari peralatan-peralatan yang besar sehingga sampai membutuhkan ruangan yang cukup besar untuk meletakkan satu unit computer.

System kerja computer pada hakekatnya sinkron dengan proses berlangsungnya SIM, yang meliputi kegiatan seperti pengumpulan data, pengolahan data, dan penyajian informasi hasil pengolahan. Kegiatan tersebut dilakukan secara berulang-ulang yang dinamakan data processing yang membentuk suatu pola pemprosesan data yang umum.

VI.     MANFAAT PENGGUNAAN KOMPUTER DI DALAM SIM

Komputer dalam system informasi manajemen (SIM) dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukkan dan keluaran, memiliki kecepatan yang tinggi, ketelitian yang tinggi, dan mampu menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah. Dengan semakin berkembangnya computer dalam mengenai berbagai masalah kehidupan, perlu kiranya ditinjau manfaat apa yang didapat dari penggunaan computer dalam SIM dibandingkan dengan investasi yang kita lakukan dalam pengadaan computer tersebut. Penggunaan computer dalam SIM baru dapat dikatakan efektif dan efisien jika :

·     Volume data yang diolah dalam jumlah yang besar

·     Pengolahan data memerlukan perhitungan yang rumit

·     Pengolahan data atau pekerjaan yang berulang-ulang

·     Memerlukan proses pengolahan yang cepat

·     Memerlukan file yang baik sehingga mudah menemukan kembali data-data yang diperlukan

·     Memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi

Daftar Pustaka

Tata Subrata s.kom.,MM. “Sistem Informasi Manejemen, Jakarta 1998