KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

I.         KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pada umumnya, apabila orang membicarakan system informasi manajemen yang tergambar adalah suatu system yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data disinidapat berarti penunjang pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau untuk pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut.

Inti pengertian system informasi manajemen konvensional tentu saja terkandung dalam pekerjaan-pekerjaan sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi di antara manajer-manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan, dan lain sebagainya.

OTOMATISASI KANTOR

KATA PENGANTAR

                Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wata΄ala, karena berkat rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem  Informasi Manajemen (SIM).
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan sesuai dengan waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.
Semoga makalah ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

                                                                                                               

Depok, 24 September 2010

               

                                                                                                                                                     Penulis

                DAFTAR ISI

I.             Otomatisasi Kantor………………………………................4

II.           Tujuan OA……………….………………………………6

III.         Pengguna OA…………………………………………….7

IV.        Aplikasi OA……………………………………………....8

V.          Kantor Virtual……………………………………………13

Daftar Pustaka…………………………………………………15

I.            OTOMATISASI KANTOR

Otomatisasi Kantor merupakan sebuah rencana untuk menggabungkan teknologi tinggi melalui perbaikan proses pelaksanaan pekerjaan demi meningkatkan produktifitas pekerjaan.
Dimulai pada tahun 1964, ketika IBM memasarkan mesin yang disebut Magnetic Tape / Selectric Typewriter ( MT/ST) yaitu mesin ketik yang dapat mengetik kata-kata yang telah direkam dalam pita magnetik secara otomatis.

• Definisi OA

Office Automation / Otomatisasi Kantor adalah :
Penggunaan alat elektronik untuk memudahkan komunikasi formal dan informal terutama berkaitan dengan komunikasi informasi dengan orang-orang di dalam dan di luar perusahaan untuk meningkatkan produktivitas.

• Sistem Elektronik Formal dan Informal.

Beberapa sistem OA direncanakan secara formal, dan mungkin didokumentasikan dg suatu prosedur tertulis, mirip SIM. Namun, sebagian besar sistem OA tidak direncanakan atau diuraikan secara tertulis, mirip DSS.

• Komunikasi Informasi.

Kata kunci yang membedakan OA dengan subsistem CBIS lain adalah komunikasi. OA dimaksudkan untuk memudahkan segala jenis komunikasi, baik lisan maupun tertulis.

• Orang-orang di Dalam dan di Luar Perusahaan.

Sistem OA masa kini memudahkan komunikasi tidak hanya di antara orang-orang di dalam perusahaan, tetapi juga dengan orang lain di lingkungan perusahaan.

Keterangan Gambar

• Karena OA tidak memiliki mengelola data, penggunaan database dibatasi pada isi informasi. Informasi dikumpulkan dari sistem fisik perusahaan (SIA menggumpulkan datanya). Informasi juga disediakan oleh lingkungan.
• Informasi berfungsi sebagai input bagi aplikasi OA berbasis komputer seperti pengolah kata, e-mail, dan konferensi komputer.
• Pemecah masalah lain berada ditengah-tengah garis yg memisahkan perusahaan dengan lingkungan. Ini berarti bahwa orang-orang itu mungkin berada di kedua area tersebut.
• Model tsb. Juga mencerminkan penggunaan aplikasi OA berbasis non-komputer seerti konferensi video dan audio.

II.         Tujuan OA

Tujuan OA :

1.   Penggabungan dan penerapan teknologi
2. Memperbaharui proses pelaksanaan pekerjaan di kantor
3.   Meningkatkan produktifitas dan efektifitas pekerjaan

Tujuan OA masa kini:

1.   Pendapatan yang Lebih Tinggi versus Penghindaran Biaya.
Komputer tidak menggantikan pekerja saat ini, tetapi komputer menunda penambahan pegawai yang diperlukan untuk menangani beban kerja yang bertambah.

2.  Pemecahan masalah Kelompok.
Cara OA berkontribusi pada komunikasi ke dan dari manajer membuatnya sangat cocok diterapkan untuk memecahkan masalah kelompok.

3.  Pelengkap – Bukan Pengganti.
Sebagai suatu cara komunikasi bisnis, OA bukan tanpa keterbatasan. OA tidak akan menggantikan semua komunikasi interpersonal tradisional – percakapan tatap muka, percakapan telepon, pesan tertulis pada memo, dan sejenisnya. OA harus bertujuan melengkapi komunikasi tradisional.

III.        PENGGUNA OA

Pengguna OA

OA digunakan oleh semua orang yang bekerja di dalam kantor, namun ada empat kategori yang pengguna OA, yaitu :

1. Manajer
adalah orang yang bertanggung jawab mengelola sumber daya perusahaan, terutama SDM.
2. Profesional
tidak mengelola orang, tetapi menyumbangkan keahlian khususnya (mis. Pembeli, wiraniaga, dan asisten staff khusus). Manajer dan profesional secara bersama dikenal sebagai pekerja terdidik.
3. Sekretaris
bisanya ditugaskan pada pekerja terdidik tertentu untuk melaksanakan berbagai tugas seperti menangani korespondensi, menjawab telepon, dan mengatur jadwal pertemuan.
4. Pegawai administratif
melaksanakan tugas-tugas untuk sekretaris, seperti mengoperasikan mesin fotocopy, menyusun dokumen, menyimpan dokumen dan mengirimkan surat.

IV.       APLIKASI OA

1.   Pengolahan Data

Adalah penggunaan alat elektronik yang secara otomatis melaksanakan banyak tugas yang diperlukan untuk menyiapkan dokumen yang ditik atau dicetak.

2. Surat elektronik
Dikenal sebagai E-mail, adalah penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan para pemakai mengirim, menyimpan dan menerima pesan-pesan deengan menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan.

3. Voice mail
Hampir sama dengan surat elektronik tetapi pesan dikirim dengan mengucapkannya kedalam telepon. Telepon juga digunakan untuk mengambil pesan-pesan yang telah dikirimkan. Voice mail memerlukan komputer dengan kemampuan menyimpan pesan audio dalam bentuk digital dan kemudian mengubahnya kembali menjadi bentuk audio saat dipanggil. Tiap pemakai mempunyai voice mailbox dalam penyimpanan sekunder, dan peralatan khusus mengubah pesan audio ke dan dari bentuk digital.

4. Kalender elektronik
Adalah penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan mengambil kalender pertemuan manajer. Cara kerjanya mirip seperti organizer. Manajer atau sekretaris dapat memasukkan pertemuan-pertemuan, membuat perubahan dan menelaah kalender itu dengan menggunakan keyboard. Konfigurasi peralatannya sama dengan e-mail. Biasanya perangkat lunak e-mail menyertakan kemampuan kalender elektronik

5. Konferensi Audio
Adalah penggunaan peralatan komunikasi suara untuk membuat suatu hubungan audio diantara orang-orang yang tersebar secara geografis dengan tujuan melaksanakan konferensi. Telepon koferensi (conference call) merupakan bentuk pertama konferensi audio dan masih digunakan. Konferensi audio tidak memerlukan komputer, hanya melibatkan fasilitas komunikasi audio dua arah.

Keuntungan konferensi audio :
- Biaya peralatan yang diperlukan untuk konferensi audio berada dalam jangkauan semua perusahaan.
- Orang-orang merasa santai berbicara di telepon.
- Konferensi audio dapat disiapkan dalam waktu singkat

6. Konferensi video
Adalah penggunaan peralatan televisi untuk menghubungkan para peserta konferensi yang tersebar secara geogrrafis. Peralatan tersebut menyediakan hubungan audio dan video. Seperti konferensi audio, konferensi video tidak memerlukan computer.

3 konfigurasi dasar konferensi video, berdasarkan kemampuan sinyalnya :

·       Video Satu Arah dan Audio Satu Arah

Sinyal video dan audio dikirimkan dari satu tempat transmisi kesatu atau beberapa tempat penerimaan.

·       Video Satu Arah dan Audio Dua Arah

Kemampuan audio dua arah memungkinkan orang ditempat penerimaan berbicara dengan

orang di tempat transmisi sementara semua orang melihat pada gambar video yang sama.

·       Video dan Audio Dua Arah

Komunikasi audio dan video antara semua tempat berlangsung duaarah. Cara ini merupakan

pendekatan konferensi yang paling mahal.

7. Konferensi Komputer

·       Terdapat perbedaan yang tipis antara konferensi komputer dengan e-mail. Kedua aplikasi menggunakan perangkat lunak yang sama dan konfigurasi peralatan yang sama. Yang membedakan adalah orang yang menggunakan sistem dan masalah yang dibahas.

·        Konferensi komputer adalah penggunaan jaringan komputer untuk memungkinkan para anggota tim pemecahan masalah bertukar informasi mengenai masalah yang sedang dipecahkan.

·       Sebaliknya, e-mail dapat digunakan oleh siapa pun dengan akses ke sistem dan untuk tujuan apa pun.

·       Konferensi komputer dapat digunakan dalam satu tempat geografis. Teleconferencing mencakup tiga bentuk konferensi elektronik yaitu audio, video dan komputer.

8. Transmisi faxsimili
- FAX, singkatan dari facsimile transmision, adalah penggunaan peralatan khususyang dapat membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat salinannya di ujung yang lain. Saluran komunikasinya sangat sering berbentuk saluran telepon biasa.
- Fax berkontribusi pada pemecahan masalah dengan membagikan dokumen kepada anggota tim yang lain secara cepat dan mudah, tanpa dibatasi oleh letak geografis mereka. Semua yang difotokopi dapat ditransmisikan melalui fax.

9.Videotext
Penggunaan komputer untuk menampilkan pada layar CRT materi narasi dan grafik yang tersimpan.
Untuk menyediakan informasi dalam bentuk videotext, terdapat tiga sumber utama bahannya, yaitu :
- Menciptakan file videotext pada komputernya sendiri.
- Berlangganan jasa videotext, yang memungkinkan pemakai untuk mengakses file videotext

yang disediakan oleh jasa tersebut.
- Memperoleh akses ke file videotext dari perusahaan lain.

10. Pencitraan (imaging)
Merupakan penggunaan pengenal karakter secara optik (optical character recognition) untuk mengubah catatan-catatan kertas atau microfilm menjadi format digital untuk disimpan didalam alat penyimpanan sekunder . Kemudian citra tersebut dapat diambil untuk ditampilkan atau dicetak.

11.Deskstop Publishing (DTP)
Adalah penggunaan komputer untuk menyiapkan output tercetak yang kualitasnya sangat mirip dengan yang dihasilkan oleh typesetter. Sistem DTP berbentuk suatu konfigurasi komputer mikro yang mencakup layar CRT resolusi tinggi dan printer laser, dan dikendalikan oleh perangkat lunak DTP. Layar resolusi tinggi memungkinkan operator menampilkan citra dalam bentuk WYSIWYG ( What You See Is What You Get). Tampilan layar sama persis dengan salinan kertas yang dihasilkan oleh printer laser.

V.         KANTOR VIRTUAL

• Definisi
Kantor virtual adalah pekerjaan yang dapat dikerjakan di lokasi geografis manapun selama tempat itu terhubung dengan lokasi tetap perusahaan melalui sejenis komunikasi elektronik.

Keuntungan dari kantor virtual:
1. Pengurangan biaya fasilitas
2. Pengurangan biaya peralatan
3. Jaringan komunikasi formal
4. Pengurangan penghentian kerja
5. Kontribusi social

Kerugian dari kantor virtual:
1. Rasa tidak memiliki
2. Takut kehilangan pekerjaan
3. Semangat kerja rendah
4. Ketegangan keluarga

Strategi yang disarankan untuk kantor virtual
1. Sediakan sumber daya komputer
2. Sediakan akses ke sumber daya informasi
3. Sediakan perlengkapan non komputer
4. Gunakan konferensi telepon
5. Sediakan pertemuan rutin
6. Lakukan rutinitas kerja

DAFTAR PUSTAKA

http://adithe.blogspot.com/2008/12/otomatisasi-kantor-merupakan-sebuah.html

PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

KATA PENGANTAR

                Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wata΄ala, karena berkat rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem  Informasi Manajemen (SIM).
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan sesuai dengan waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.
Semoga makalah ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

Depok, 24 September 2010

               

                                                                                                                                                     Penulis

DAFTAR ISI

I.             Pemecahan Masalah………………………………...............4

II.           Pendekatan Sistem...……….………………………………5

III.         Upaya Persiapan……..…………………………………….6

IV.        Upaya Definisi……...……………………………………...7

V.          Upaya Pemecahan…………………………………………10

VI.        Menelaah Pendekatan Sistem…………………………….....11

VII.      Faktor-Faktor Pribadi yang Mempengaruhi Pemecahan Masalah…………………………………………………....11

Daftar Pustaka…………………………………………………...14

PENDEKATAN SISTEM DALAM PEMECAHAN MASALAH DAN MEMBUAT KEPUTUSAN

I.       PEMECAHAN MASALAH

Pentingnya pemecahan masalah
Pentingnya pemecahan masalah bukan didasarkan pada jumlah waktu yang dihabiskan tetapi pada konsekuensinya.
Pengambilan keputusan dan pemecahan masalah
Pengambilan keputusan adalah tindakan memilih strategi/ aksi yang diyakini manajer akan memberikan solusi terbaik atas masalah tersebut. Salah satunya kunci pemecahan masalah adalah mengidentifikasikan berbagai alternatif keputusan.

II.      PENDEKATAN SISTEM

Proses pemecahan masalah secara sistematis bermulai dari John dewey, seorang profesor filosofi dari colombia university. Ia mengidenfikasikan tiga seri penelitian yang terlibat dalam memecahkan suatu kontroversi secara memadai.
1. Mengenali kontroversi
2. Menimbang klaim alternatif
3. Membentuk penilaian
Serangkaian langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa maslah itu pertama-tama dipahami ,solusi alternatif dipertimbangkan, dan solusi yang dipilih bekerja.

Langkah-langkahnya adalah sbb:

1. Usaha persiapan = mempersiapkan manajer untuk memecahkan masalah dengan menyediakan orientasi sistem.
2. Usaha definisi = mencakup mengidentifikasi masalah untuk dipecahkan dan kemudian memahaminya.
3. Usaha solusi = mencakup mengidentifikasi berbagai solusi alternatif, mengevaluasinya, memilih satu yang tampak terbaik, menerapkan solusi itu dan membuat menindaklanjuti untuk menyakinkan bahwa masalah itu terpecahkan.

III.   UPAYA PERSIAPAN

• Memendang perusahaan sebagai suatu sistem
  Mampu melihat perusahaan anda sebagai suatu sistem.
• Mengenal sistem lingkungan
  Hubungan perusahaan dengan lingkungan juga penting.
•  Mengidentifikasi subsistem-subsistem perusahaan
  Subsistem-subsistem utama perusahaan juga perlu diidentifikasi, dan subsistem tersebut dapat mengambil beberapa bentuk.

IV.   UPAYA DEFINISI

upaya definisi pertama-tama mencakup kesadaran bahwa suatu masalah ada atau tidak ada (identifikasi masalah) dan kemudian cukup mempelajarinya untuk mencari solusi (pemahaman masalah).

Upaya definisi mencakup dua langkah:

1. 1. Bergerak dari tingkat sistem ke subsistem
Ketika manajer berusaha memahami masalah, analis mulai dengan sistem yang menjadi tanggung jawab manajer. Sistem itu dapat berupa perusahaan atau slah satu unitnya. Anais kemudian bergerak menuruni hirarki sistem, tingkat demi tingkat.

1.  2. Menganalisis bagian-bagian sistem dalam suatu urutan tertentu.
Elemen satu = mengevaluasi standar.
Standar kinerja untuk suatu sistem biasanya dinyatakan dalam bentuk rencana,anggaran, dan kuota.
• Standar harus sah
• Standar harus realistis
• Standar harus dimengerti
• Standar harus terukur

Elemen dua = membandingkan output sistem dengan standar
Setelah manajer puas dengan standar tersebut, ia kemudian mengevaluasi output sistem dengan membandingkannya dengan standar.
Elemen tiga = mengevaluasi manajemen
Suatu penilaian kritis dilakukan atas manajemen sistem dan struktur organisasi.
Elemen empat = mengevaluasi pengolahan informasi

Kebutuhan itu harus diidentifikasi dan suatu sistem informasi yang memadai harus dirancang dan diterapakan.

Elemen lima = mengevaluasi input dan sumber daya input

Bila tingkat analisis sistem ini tercapai, sistem konseptual tidak lagi merupakan persoalan, dan permasalahan ada pada sistem fisik.

Elemen enam = mengevaluasi proses transformasi

Prosedur dan praktek yang tidak efisien mungkin menyebabkan kesukaran dalam mengubah input menjadi output.
Elemen tujuh = mengevaluasi sumber daya output.

Elemen masalah (dalam hal ini, manajemen ) harus dimengerti segera setelah teridentifikasi. Hakikat kekurangmampuan manajemen harus ditelusuri. Salah satu tugas yang paling pentign dihadapi oleh manajer adalah definisi masalah.

V.     UPAYA PEMECAHAN

·   Mengidentifikasi berbagai alternatif solusi
Manajer mengidentifikasi bermacam-macam cara untuk memecahkan permasalahan yang sama.

·   Mengevaluasi berbagai alternatif solusi
Semua alternatif harus di evaluasi dengan menggunakan kriteria evaluasi yang sama, yang mengukur seberapa baik suatu alternatif dapat memecahkan masalah.

·    Memilih solusi terbaik
Perlu memilih satu alternatif yang tampak paling baik.

·    Menerapkan solusi
Masalah tidak akan terpecahkan hanya dengan memilih solusi terbaik.

·    Menindaklanjuti untuk memastikan bahwa solusi itu efektif
Manajer harus tetap mengatasi situasi untuk memastikan bahwa solusi mencapai kinerja yang direncanakan.

VI.   MENELAAH PENDEKATAN SISTEM

Manajer mengembangkan keahlian integrasi ini melalui pengalaman. Titik awal yang baik adalah upaya persiapan yang harus dilakukan manajer sebelum pemecahan masalah dimulai.

VII. FAKTOR-FAKTOR PRIBADI YANG   MEMPENGARUHI PEMECAHAN MASALAH

Tiap manajer memiliki gaya pemecahan masalah yang unik. Gaya mereka mempengaruhi bagaimana mereka terlibat dalam memecahkan masalah, mengumpulkan informasi, dan menggunakan informasi.

Ada tiga kategori dasar dalam hal gaya merasakan masalah (problem sensing styles) mereka, yaitu :

·   Penghindar masalah (problem avoider)
Manajer ini mengambil sikap positif dan menganggap bahwa semua baik-baik saja.

·   Pemecah masalah (problem solver)
Manajer ini tidak mencari masalah juga dan juga tidak menghalanginya. Jika timbul masalah, masalah tersebut dipecahkan.

·   Pencari masalah (problem seeker)
manajer ini menikmati pemecahan masalah dan mencarinya.
Mengumpulkan informasi

Para manajer dapat menunjukkan salah satu dari dua gaya mengumpulkan informasi atau sikap terhadap total volume informasi yang tersedia bagi mereka :

·   Gaya teratur (preceptive style)
Manajer jenis ini mengikuti manajemen by exeption dan menyaring segala sesuatu yang tidak berhubungan dengan bidang minatnya.

·    Gaya menerima (receptive style)
Manajer jenis ini ingin melihat semuanya, kemudian menentukan apakah informasi tersebut bernilai baginya atau orang lain dalam organisasi.

Menggunakan informasi

Manajer juga cenderung lebih menyukai salah satu dari dua gaya menggunakan informasi (information using style) :

• Gaya sistematis (systematic style)
  Manajer memberi perhatian khusus untuk mengikuti suatu metode yang telah ditetapkan.

·    Gaya intuitif (intuitive style)
Manajer tidak lebih menyukai suatu metode tertentu tetapi menyesuiakan dengan situas.

DAFATAR PUSTAKA

http://yudianto01.wordpress.com/2010/01/03/pendekatan-sistem-dalam-pemecahan-masalah-dan-membuat-keputusan-sistem-informasi-manajemen/

Nama              : Niken Larasati TS.

NMP               : 31109621

Kelas               : 2DB10

UNIVERSITAS GUNADARMA

2010

KATA PENGANTAR

            Puji syukur penyusun panjatkan ke hadirat Allah Subhanahu wata΄ala, karena berkat rahmat-Nya kami dapat menyelesaikan makalah ini. Makalah ini diajukan guna memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen (SIM).
Kami mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah membantu sehingga makalah ini dapat diselesaikan sesuai dengan waktunya. Makalah ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kami mengharapkan kritik dan saran yang bersifat membangun demi kesempurnaan makalah ini.
Semoga makalah ini memberikan informasi bagi masyarakat dan bermanfaat untuk pengembangan ilmu pengetahuan bagi kita semua.

Depok, 24 September 2010

               

                                                                                                                                                     Penulis

            DAFTAR ISI

STRUKTUR SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

I.         Konsep Sistem Informasi Manajemen…………...          4

II.       Pengertian & Karakteristik SIM…………………           5

III.      Sintesis Struktur SIM……………………….……          7

IV.     SIM Berbasis Komputer…………………………           10

V.       Sistem Informasi Manajemen & Komputer……...          13

VI.     Manfaat Penggunaan Komputer didalam SIM…..          15

Daftar Pustaka…………………………………………           17      

I.         KONSEP SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

Pada umumnya, apabila orang membicarakan system informasi manajemen yang tergambar adalah suatu system yang diciptakan untuk melaksanakan pengolahan data yang akan dimanfaatkan oleh suatu organisasi. Pemanfaatan data disinidapat berarti penunjang pada tugas-tugas rutin, evaluasi terhadap prestasi organisasi, atau untuk pengambilan keputusan oleh organisasi tersebut.

Inti pengertian system informasi manajemen konvensional tentu saja terkandung dalam pekerjaan-pekerjaan sistematis seperti pencatatan agenda, kearsipan, komunikasi di antara manajer-manajer organisasi, penyajian informasi untuk pengambilan keputusan, dan lain sebagainya.

Secara harfiah, sekali lagi diunkapkan, system informasi manajemen adalah sebuah bentuk system informasi yang ditunjukkan untuk melayani para manajer. SIM hanya memenuhi permintaan sesuai dengan yang dicanangkan dari awal memang sering dibantaholeh beberapa manajer di Indonesia.

Banyak manajer yang kurang mengerti tentang system informasi dan komputerisasi SIM yang menuntut computer dapat memberikan data apa saja yang dibutuhkan. Kasus semacam ini sering terjadi pada perusahaan-perusahaan yang membangun system informasinya dari bentuk yang kecil, lalu ditambah di sana sini, yang akhirnya menjadi sebuah system yang kompleks.

II.       PENGERTIAN DAN KARAKTERISTIK SIM

Gagasan suatu system informasi atau keputusan berdasarkan computertidak berarti automatisasi total. Konsep system manusia/mesin menyiratkan bahwa sebagian tugas sebaiknya dikerjakan oleh manusia dan yang lain dilakukan dilakukan oleh mesin.

Istilah yang umum dikenal orang adalah sebuah system manusia/mesin yang terpadu untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi organisasi, manajemen, dan proses pengambilan keputusan di dalam suatu organisasi. System ini menggunakan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) computer, prosedur pedoman, model manajemen, dan keputusan serta sebuah bank/basis data yang disebut database.

Berikut dijelaskan karakteristik SIM guna mendapatkan sinyal yang lebih dini tentang keberadaan dan kondisi SIM di organisasi.

·     SIM membantu manajer secara terstruktur pada tingkat operasional dan tingkat control saja. Meskipun demikian, SIM dapat digunakan pula sebagai alat untuk perencanaan bagi staf yang sudah senior.

·     SIM didesain untuk memberikan laporan operational sehari-hari sehingga dapat member informasi untuk mengontrol operasi tersebut dengan lebih baik.

·     SIM sangat bergantung pada keberadaan data organisasi secara keseluruhan, serta bergantung pada alur informasi yang dimiliki oleh organisasi tersebut.

·     SIM biasanya tidak memiliki kemampuan untuk menganalisis masalah terletak pada Decision Support Systems.

·     SIM biasanya berorentasi pada data-data yang sudah terjadi atau data-data yang sedang terjadi, bukan data-data yang akan terjadi seperti forecasting.

·     SIM juga berorentasi pada data-data di dalam organisasi disbanding data-data dari luar organisasi. Oleh karena itu, informasi yang dibutuhkan oleh SIM adalah informasi yang sudah diketahui formatnya serta relative stabil.

·     SIM biasanya tidak fleksibel karena bentuk laporan-laporan yang dihasilkan banyak sudah dipersiapkan sebelumnya. Beberapa SIM memiliki kemampuan agar manajer dapat membuat laporannya sendiri, tetapi sebenarnya data-data yang dibutuhkan manajer tersebut sudah ada dan sudah disiapkan lebih dulu.

·     Sebagaimana problematika yang telah disebutkan di atas, SIM membutuhkan perencanaan yang sangat matang dan panjang, sambil memperhitungkan perkembangan organisasi di masa mendatang. Sebuah literature menyebutkan bahwa analisis dan desain SIM biasanya membutuhkan waktu antara satu sampai dua tahun.

III.      SINTESIS STRUKTUR SIM

Struktur SIM diuraikan dengan dua cara, yaitu atas dasar kegiatan manajemen dan fungsi organisatoris. Kedua rancangan ditambah konsep structural kini akan disintesiskan ke dalam suatu struktur SIM. Ada pula suatu struktur fisik yang mendefinisikan cara pelaksanaan SIM. Struktur konseptual suatu SIM merupakan suatu sintesis gagasan yang telah disajikan.

SIM didefinisikan sebagai suatu gabungan subsistem fungsional yang masing-masing dibagi dalam empat seksi pengolahan informasi:

·     Pengolahan transaksi

·     Dukungan operasi system informasi

·     Dukungan pengendalian manajerial system informasi

·     Dukungan perencanaan strategis system informasi

Setiap subsistem fungsional mempunyai file data unik yang hanya dipakai oleh subsistem itu. Ada pula file yang perlu dijangkau oleh lebih dari satu aplikasi dan perlu tersedia untuk pencarian kembali. File diorganisasikan ke dalam suatu pangkalan data yang memerlukan perangkat lunak khusus (system basis data).

System pengolahan transaksi memberi dasar bagi semua dukungan informasi. Struktur konseptual suatu SIM adalah untuk subsistem fungsional yang terpisah ditambah suatu system database, yakni beberapa aplikasi umum dan model dasar analisis umum serta serta model keputusan. Sedangkan struktur fisik adalah serupa kalau semua aplikasi terdiri atas program yang sama sekali terpisah.

Pengolahan terpadu dicapai dengan perencanaan berbagai aplikasi yang paling berhubungan sebagai suatu system tunggal untuk menyederhanakan penghubung system (interface) dan mengurangi duplikasi masukan (input). Suatu contoh yang baik adalah suatu system pesanan. Struktur fisik juga dipengaruhi oleh pemakaian modul umum untuk operasi pengolahan yang cukup besar. Misalnya, suatu rutin edit masukkan dapat dipakai untuk semua aplikasi. Kalau suatu aplikasi terdiri atas masukkan, edit masukkan, control kesalahan, pengolahan, dan keluaran, maka pemakaian modul umum untuk edit masukkan dan control kesalahan berarti tiada aplikasi yang lengkap tanpa pemakaian modul.

IV.     SIM BERBASIS KOMPUTER

System syaraf terdiri dari bagian-bagian tubuh manusia yang terhubung, meliputi otak, syaraf tulang belakang, sel neurit dan dendrite, serta ganglia. Maka suatu system informasi manajemen yang berbasis computer (computer-based management information system) terdiri atas manusia, perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software), data, dan prosedur-prosedur organisasi yang saling berinteraksi untuk menyediakan data dan informasi yang tepat pada waktunya kepada pihak-pihak di dalam maupun di luar organisasi yang berkompeten. Ada pula dikatakan bahwa SIM berbasis computer adalah suatu SIM yang menempatkan perkakas pengolah data computer dalam kedudukan yang penting.

Ada beberapa alasan mengapa computer merupakan perkakas yang sangat penting di dalam SIM modern. Alas an yang pertama berkenaan dengan kemampuan computer mengolah data. Perangkat otomatis ini dalam beberapa hal ternyata lebih unggul sebagai penyerap atau pencatat data jika dibandingkan dengan daya ingat manusia, sekalipun pengambilan keputusan tetap dilakukan oleh manusia.

Sebagian pakar mengatakan bahwa persoalan pokok didalam SIM modern adalah bagaimana bagaimana mengkombinasikan kemampuan manusia dan kemampuan computer untuk menghasilkan keputusan manajerial yang baik. Alasan yang kedua tentang pentingnya pemakaian computer dalam SIM adalah bahwa teknologi otomasi melalui komputerisasi sudah tersedia dimana-mana dan dapat diperoleh dengan mudah dan murah.

Kembali kepada pembahasan pokok, pengadaan data dan informasi di dalam organisasi merupakan suatu system. Secara garis besar SIM berbasis computer mengandung unsur-unsur berikut :

1.  Manusia. Setiap SIM yang berbasis computer harus memperhatikan unsur manusia supaya system yang diciptakan bermanfaat. Hendaknya diingat bahwa manusia merupakan penentu keberhasilan suatu SIM dan manusialah  yang akan memanfaatkan informasi yang dihasilkan oleh SIM. Unsur manusia dalam hal ini adalah para staf computer professional dan para pemakai (computer users).

2.  Perangkat keras (hardware). Istilah perangkat keras merujuk pada perkakas mesin. Karena itu, perangkat keras terdiri dari computer itu sendiri yang terkadang disebut seebagai central processing unit (CPU) beserta semua perangkat pendukungnya. Perangkat pendukung yang dimaksud adalah perkakas keluaran (output devices), perkakas penyimpanan (memory), dan perkakas komunikasi.

3.  Peragkat lunak (software). Istilah perangkat lunak merujuk pada program-program computer beserta petunjuk-petunjuk (manual) pendukungnya. Yang disebut program computer adalah intruksi-intruksi yang dapat dibaca oleh mesin yang memerintahkan bagian-bagian perangkat keras SIM berbasis computer untuk berfungsi sedemikian rupa sehingga dapat menghasilkan informasi yang bermanfaat dari data yang tersedia.

4.  DATA. Seperti telah diuraikan sebelumnya, data adalah fakta-fakta yang akan dibuat menjadi informasi yang bermanfaat. Data inilah yang akan diklasifikasikan, dimodifikasi atau diolah oleh program-program supaya dapat menjadi informasi yang tepat guna, tepat waktu, dan akurat.

5.  PROSEDUR. Prosedur adalah peraturan-peraturan yang menentukan operasi system computer. Misalnya, peraturan bahwa setiap permintaan belanja barang di suatu instansi harus tercatat didalam database computer atau peraturan bahwa setiap akses operator computer kepada pengolah induk harus dilaporkan waktu dan otoritasnya.

V.       SISTEM INFORMASI MANAJEMEN DAN KOMPUTER

Suatu organisasi terdiri atas sejumlah unsur, yaitu orang-orang yang mempunyai bermacam-macam peran dalam organisasi, kegiatan atau tugas yang harus diselesaikan, tempat kerja atau tempat fisik pekerjaan,dan wewenang serta hubungan komunikasi yang mengikat bersama organisasi. Kebanyakan organisasi memulai dengan sedikit tujuan, rencana, anggaran, bagan organisasi, pedoman prosedur, atau perlengkapanformal lainnya.

Organisasi-organisasi terus menjadi bertambah luas sehingga komunikasi yang berhadap-hadapan dan bahkan catatan-catatan tidak dapt lagi menghasilkan komunikasi yang memadai. Pengalaman dalam teknik-teknik pengambilan keputusan menuntut digunakannya computer dalam ukuran besar dan perlengkapan pengolahan data.

Computer dirumuskan di dalam system informasi manajemen (SIM) sebagai suatu perlengkapan elektronik  yang mengolah data, mampu menerima masukkan dan keluaran, memiliki kecepatan yang tinggi, ketelitian yang tinggi, dan mampu menyimpan intruksi-intruksi untuk memecahkan masalah. Computer dapat membaca ratusan record dalam waktu yang singkat, dapat menyimpan jutaan record untuk kemudian dapat diperoleh kembali dalam seketika.

Kebanyakan computer yang dipakai di dalam SIM adalah computer digital yang mengolah data dalam bentuk huruf atau angka yang berlainan dan menggunakan line printer untuk membuat laporan-laporan atau formulir-formulir yang bentuknya standar. Sedangkan computer analog digunakan untuk mengolah data yang sifatnya terus-menerus seperti suhu, tekanan udara, dan informasi mengenai permesinan serta produksi lainnya. Pada masa computer generasi pertama dan computer generasi kedua suatu system computer terdiri dari peralatan-peralatan yang besar sehingga sampai membutuhkan ruangan yang cukup besar untuk meletakkan satu unit computer.

System kerja computer pada hakekatnya sinkron dengan proses berlangsungnya SIM, yang meliputi kegiatan seperti pengumpulan data, pengolahan data, dan penyajian informasi hasil pengolahan. Kegiatan tersebut dilakukan secara berulang-ulang yang dinamakan data processing yang membentuk suatu pola pemprosesan data yang umum.

VI.     MANFAAT PENGGUNAAN KOMPUTER DI DALAM SIM

Komputer dalam system informasi manajemen (SIM) dirumuskan sebagai suatu perlengkapan elektronik yang mengolah data, mampu menerima masukkan dan keluaran, memiliki kecepatan yang tinggi, ketelitian yang tinggi, dan mampu menyimpan instruksi-instruksi untuk memecahkan masalah. Dengan semakin berkembangnya computer dalam mengenai berbagai masalah kehidupan, perlu kiranya ditinjau manfaat apa yang didapat dari penggunaan computer dalam SIM dibandingkan dengan investasi yang kita lakukan dalam pengadaan computer tersebut. Penggunaan computer dalam SIM baru dapat dikatakan efektif dan efisien jika :

·     Volume data yang diolah dalam jumlah yang besar

·     Pengolahan data memerlukan perhitungan yang rumit

·     Pengolahan data atau pekerjaan yang berulang-ulang

·     Memerlukan proses pengolahan yang cepat

·     Memerlukan file yang baik sehingga mudah menemukan kembali data-data yang diperlukan

·     Memerlukan tingkat ketelitian yang tinggi

Daftar Pustaka